Reuniones dinámicas. Experiencias productivas
La comunicación con el grupo de trabajo es tan importante como cumplir los objetivos propuestos. Las reuniones forman parte de uno de los canales de interacción más utilizados en una empresa. En esta nota te contamos las principales características de una reunión dinámica y productiva.
¿Qué es una reunión? Con esta pregunta comenzaba el webinar sobre reuniones dinámicas, organizado por Gestión Compartida. Una reunión es un encuentro entre personas que pretenden alcanzar una meta en común a través del dialogo. Las reuniones forman parte de las herramientas de trabajo.
Las reuniones dinámicas son parte de la rutina empresarial, se trata de encuentros breves que tienen características puntuales:
- Su duración podría ser entre 15 y 45 minutos, luego de ese tiempo se podría reducir la atención de las asistentes;
- Al comenzar la reunión es importante comentar los objetivos, esto reduce la ansiedad de las personas involucradas e invita a una interacción fructífera;
- Las reuniones dinámicas discuten sobre los objetivos pero también toman decisiones rápidas.
En el webinar sobre reuniones dinámicas, Natalia Heredia, facilitadora del encuentro, preguntó a los asistentes las características de las reuniones no dinámicas. En un pizarrón virtual, los asistentes pudieron responder a esa pregunta. Una reunión no se considera dinámica cuando:
– Se alejan del objetivo original
– El encuentro se torna monótono
– Existen interrupciones constantes
– Las personas convocadas no están implicadas
Natalia Heredia también explicó los motivos que se consideran necesarios para tener una reunión:
– Existe un objetivo o una situación para resolver;
– Se necesita ayuda o discutir un tema con otros
Es importante pensar la reunión, dedicar tiempo para armar la estrategia y la manera de ejecutarla.
Otras recomendaciones para una reunión dinámica
Se recomienda hacer la convocatoria con tiempo, indicar la modalidad de la reunión, presencial o virtual, también el tiempo estimado de duración junto a los objetivos de la misma.
Importancia de una minuta
Una minuta es un texto que proporciona una descripción del desarrollo de la reunión que permite que, al ser finalizada, todos cuenten con la misma información sobre lo sucedido y tengan claro los pasos a seguir. En la minuta se proporcionan algunos datos importantes: fecha y hora de la reunión, asistentes, temas tratados, compromisos pactados, plazos.
La comunicación constante, a través de reuniones, invita a generar ideas, soluciones y ser más productivos frente a posibles desafíos.